結婚式の二次会の出欠管理は披露宴準備で何かと忙しい時期と被ってくることもあり、意外と大変な作業です。どのように招待客の出欠管理をすればいいのでしょうか。
まずは招待客リストを作り、招待状を作成するところから始まります。キャンセルや欠席のことも考えて、招待客の予備枠も考えておくと安心です。招待状文例を参考に案内状を作り、送付します。最近は二次会の招待状は郵送ではなく、メールで招待メールとして送ることが多いです。メールは出席か欠席かをタイムリーに把握することができ、返信ハガキより出欠管理もしやすいというメリットがあります。費用が抑えられ、節約にもなりますね。招待された側も、会場案内にホームページのリンクが貼ってあれば、手間なくアクセスする事ができて便利です。もし万が一、参加をするのが無理な場合にも、ちょっと気が楽な断り方ができるような気がします。しかしメールでの招待は味気ないといった印象があるのもまた事実です。最近ではメールで送れる手書き風テンプレートがあります。これを利用すれば、温かみのある招待メールが作れますよ。
またクラウドサービスの出欠管理ツールもあります。これを利用すると新郎新婦間ではもちろんのこと、幹事の方達ともオンラインでゲストの出欠状況が確認できるので大変便利です。
出欠管理は二次会準備をするにあたって、基礎となる大切な部分でありながら、一番労力のかかる部分でもあります。便利なツールを使ったりして、できるだけ簡単に、確実に行っていきたいですね。